Hoe voeg ik een lijst van documenten aan een verzoek toe?

Hoe voeg ik een lijst van documenten aan een verzoek toe?

Je bent hier:

Inleiding

In Exact Synergy worden documenten opgeslagen met behulp van documenttypes. Deze zijn aan te maken via module [Documenten / Inrichting / Onderhoud / Document types].

Soms wil je in een verzoektype bepaalde documenten tonen die bij die klant of dat project horen. Denk bijvoorbeeld aan een verzoek waarin een offerteproces wordt gevolgd en waarin je alle eerdere offertes wilt zien die bij deze klant zijn uitgebracht.

Op een apart tabblad in een verzoek kun je een lijst met deze documenten tonen. Hieronder een voorbeeld.

Stap 1. Een zoektemplate voor de documentenlijst

De eerste stap is dat er een zoektemplate gemaakt wordt om een lijst met documenten te tonen. Deze stap wordt bij voorkeur uitgevoerd door de Synergy Administrator, zodat de aangemaakte template niet per ongeluk door een gebruiker wordt verwijderd of niet meer beschikbaar is als iemand uit dienst is.

Ga naar module [Documenten / Overzichten / Documenten / Zoeken] om een lijst te maken zoals je deze in het verzoek zou willen tonen bij een klant. In dit voorbeeld wil je alle documenten van het type Offerte zien die bij een klant horen. In de aan te maken template selecteer je een willekeurige klant.

Deze selectie dient opgeslagen te worden als publieke template. Voordat je dit doet, kun je met het sleuteltje rechtsboven de kolommen bepalen die je wilt zien in de lijst.

De kolommen die je ziet bepaal je door deze vanuit de linkerkant naar rechts te zetten. De volgorde aan de rechterkant van boven naar beneden is de volgorde die in de lijst getoond worden van links naar rechts. In dit voorbeeld tonen we straks de offertes van een klant met de kolommen ID, Aangemaakt, Aanmaker, Onderwerp en Bijlagen.


Bewaar de kolomindeling. Hiermee keer je terug naar het vorige scherm. De gekozen selectie sla je op als template door aan de rechterkant te kiezen voor Bewaren


Je komt dan in onderstaand scherm terecht waarin je de template een naam geeft en als publieke template opslaat.

 

Stap 2. Tabbladen toevoegen in het verzoek

Bewerk het verzoektype waarin je de lijst wilt tonen vanuit module [Werkstroom / Inrichting / Verzoeken / Verzoektypes]. In dit verzoektype maak je een tabblad met de velden die al in het verzoek stonden en een tabblad waarin de lijst met offertes komen te staan. Het aanmaken van een tabblad doe je door een sectie toe te voegen. Markeer in deze nieuwe sectie de optie Toon sectie als tab en geef een naam op. Maak een tab aan op de eerste positie voor de offerte informatie en een tab op de laatste positie voor de documenten.

Stap 3. Een sectie toevoegen in het verzoek

Vervolgens voeg je opnieuw een sectie toe aan het verzoek, dit keer op de laatste positie. De naam (het label) vul je met de waarde   waardoor er geen tekst boven de lijst met documenten komt te staan. In het notitievlak voeg je onderstaand script toe:


<script type=”text/javascript”> $(document).ready(function(){ var h = ‘DocSearch.aspx?SCAction=1&Template={c5d41df6-4711-431e-b9f6-e0770c953aba}&List_ps=30&DOCAssociate=’ + document.getElementById(‘CustomerID_ref’).href.split(“ID=”)[1].substring(0,42);$(‘#Pi2’).load(h + ‘ #list_Header, #ErrorMsg’, ”, function() { $(this).html(); });}); </script><div id=”Pi2″></div>



Het dikgedrukte gedeelte dien je te vervangen door je eigen template. In de volgende stap leggen we uit hoe dat gaat.

 

Stap 4. Het toevoegen van de eigen template in het script

In module [Documenten / Overzichten / Documenten / Zoeken] zoek je aan de rechterkant van je scherm de zojuist opgeslagen template op. 

 

Open deze niet, maar kopieer de hyperlink van de template en plak deze in Notepad.

Het laatste gedeelte kopieer je en daarmee vervang je het dikgedrukte gedeelte uit het script van de vorige stap.

 

Resultaat

In het verzoek zijn nu twee tabbladen terug te vinden, met op het tweede tabblad de lijst met alle eerder verstuurde offertes van deze relatie.

 

 

Meer weten?

Meer weten over de mogelijkheden in Exact Synergy? Neem dan gerust contact op met support. We helpen je graag verder.

Inhoud