Een correct XML bestand aanmaken

Inleiding 

Middels de XML modules in Exact Globe is het mogelijk om gegevens te exporteren uit de administratie en ook te importeren in de administratie. Om gegevens te kunnen importeren in de administratie zal het XML bestand moeten voldoen aan een aantal criteria. Dat wil zeggen: Het bestand moet op een bepaalde manier zijn opgebouwd en verplichte informatie bevatten, alvorens deze kan worden ingelezen.

Maar hoe weet je of je bestand op een goede manier is opgebouwd zodat deze kan worden ingelezen in Exact Globe? Onderstaande tips helpen je hierbij.

Stap 1. Maak een export van een soortgelijk bestand

Zoals in de inleiding benoemd is het ook mogelijk om gegevens te exporteren uit Exact Globe. Het XML bestand dat hiermee word aangemaakt laat goed zien welke velden belangrijk zijn om mee te geven in je eigen XML bestand.

Indien je bijvoorbeeld wilt weten hoe een XML bestand opgebouwd moet zijn voor de import van debiteuren dan ga je naar menu pad [XML / Financiële export / Debiteuren]. In veld ‘Directory’ voer je de locatie in waar je het bestand wilt exporteren. In veld ‘Debiteurencode’ selecteer je een debiteurencode. Door hier een filter toe te passen blijft het export bestand overzichtelijk. 

Klik op de knop ‘Klaar’ om het XML bestand aan te maken. 

Stap 2. XML bestand valideren

Nu heb je een export van een soortgelijk bestand en weet je welke informatie (zogenoemde tags) aanwezig kan zijn in het bestand. Op basis daarvan kun je je bestand vormgeven.

Maar hoe weet je of je geen tags vergeten bent, of dat informatie in het bestand niet klopt? Hiervoor kun je de validatie-functie in Exact Globe gebruiken.

De validatie-functie open je via menu pad [XML / Overige import / Valideren]. Hier selecteer je je XML bestand in veld ‘Bestandsnaam’ en vervolgens wordt je bestand gevalideerd.

Resultaat 

In dit voorbeeld hebben we de volgende regel in het bestand staan:

<Account code=” 60130″ status=“B” type=”C”> 

De status ‘B’ (geblokkeerd) word gewijzigd naar ‘W’, een status die niet bestaat.

<Account code=” 60130″ status=“W” type=”C”>

De ouput van de validatie actie is als volgt:

 

De validator geeft aan dat de waarde ‘W’ niet mogelijk is en alleen waardes A, B, E, N, P, R en S toegestaan zijn. Op basis van deze informatie kan het bestand worden aangepast, waarna deze door de validator ‘valide’ wordt bevonden:

 

 

Meer weten? 

Meer weten over de uitwisseling van gegevens middels XML, of benieuwd naar andere mogelijkheden voor gegevensuitwisseling? Neem dan gerust contact op met support. We helpen je graag verder.