Facturen mailen met Autodoc HSE

Inleiding

In Exact Globe is het standaard mogelijk om facturen per e-mail te versturen naar klanten. Bij het verwerken van de factuur wordt de e-mail direct verzonden met de toegepaste lay-out in de bijlage naar één vaste contactpersoon. Hierbij is het niet mogelijk om andere documenten toe te voegen als bijlage of de e-mail naar meerdere contactpersonen te verzenden.

Autodoc HSE heeft hier een oplossing voor. Binnen Autodoc HSE is het mogelijk om bijlagen vooraf te definiëren en eventueel te bepalen of de factuur naar meerdere contactpersonen verstuurd moet worden.

Autodoc HSE kan ingezet worden in veel meer processen dan alléén het facturatieproces. Denk bijvoorbeeld aan het verzenden van orderbevestigingen, bestelbonnen of betalingsherinneringen. Hieronder volgt een voorbeeld van enkele mogelijkheden bij het factureren.

1. Factuur verwerken in Exact Globe.

Het facturatieproces verloopt binnen Exact Globe zoals gebruikelijk. De facturen kunnen één voor één verwerkt worden of in batch. In dit voorbeeld wordt slechts één factuur verwerkt. 

Verwerk de factuur definitief en zorg ervoor dat dit door middel van de Autodoc HSE printer wordt uitgevoerd. In de printerinstellingen is het mogelijk om deze printer als default in te stellen voor het facturatieproces.

2. Verzenden vanuit Outlook.

Op het moment dat de factuur in Exact Globe wordt verwerkt door middel van de Autodoc HSE printer, komt een e-mail automatisch op in Outlook. In dit voorbeeld worden vier handigheidjes gedemonstreerd.

1. Binnen Autodoc HSE is ingesteld dat de e-mail, naast het standaard mail adres, ook verstuurd moet worden naar de hoofd contactpersoon. 
2. Autodoc HSE haalt automatisch het factuurnummer op vanuit Exact Globe en plaatst dit in het onderwerp en in de begeleidende tekst van de e-mail.
3. Autodoc HSE haalt automatisch de uw referentie op vanuit Exact Globe van de bestelling van de klant.
4. De factuur wordt vanuit Exact Globe opgehaald en als PDF toegevoegd in de bijlage samen met de algemene voorwaarden van het bedrijf. De algemene voorwaarden worden opgehaald vanuit een gemeenschappelijke interne folder.

Naast deze vier voorbeelden is er nog veel meer mogelijk. Autodoc HSE kan alle databasevelden ophalen die beschikbaar zijn binnen de standaard Lay-out functionaliteit van Exact Globe en toepassen in de tekst of onderwerp van de e-mail. Ook is het mogelijk om andere documenten toe te voegen aan de bijlagen.

Resultaat

De e-mail is klaar om te verzenden. Je hoeft alleen nog maar op verzenden te klikken.

 

Meer weten?

Met Autodoc HSE is veel meer mogelijk dan alleen het factureren. Meer weten over Autodoc HSE? Neem gerust contact op met support. We helpen je graag verder.