Uitdagingen & eventuele gevolgen
Uitdaging 1. Gevraagde producten zijn niet op voorraad wanneer dat nodig is.
Eventuele gevolgen:
- (Volledige) leveringen van bestellingen kunnen niet plaatsvinden. Dit betekent deelleveringen: als gevolg hiervan zijn extra bezorgkosten nodig om alle gevraagde goederen in meerdere zendingen te leveren (handling- en transportkosten). Factureren vindt in veel gevallen achteraf plaats dus het duurt langer voordat betaald wordt.
- (Volledige) leveringen van bestellingen kunnen niet plaatsvinden. Dit betekent dat de verzending wordt uitgesteld totdat alle artikelen beschikbaar zijn voor levering. Dit resulteert echter in extra voorraad (kapitaalinvesteringen) die wachten om te worden gefactureerd, goederen kunnen na verloop van tijd vergaan, stof eten, magazijnruimte gebruiken en klanten wachten tot de goederen arriveren. Factureren vindt in veel gevallen achteraf plaats dus het duurt langer voordat betaald wordt.
- Het leidt tot geen bestelling omdat de klant ergens anders heen gaat met zijn behoeften voor de goederen die ze willen aanschaffen.
Uitdaging 2: De verkeerde artikelen worden gepickt en/of afgegeven aan de klant.
Eventuele gevolgen:
- Dit resulteert in retouren en een nieuwe levering die moet plaatsvinden. Dit betekent extra handmatige handelingen en dus extra kosten door:
a. de geretourneerde artikel(en) moeten worden behandeld en teruggestuurd naar het magazijn;
b. het juiste artikel moet opnieuw worden gepickt en verzonden;
c. dubbele transportkosten voor een enkele bestelling;
d. een extra factuur opsturen, dus extra afhandeling op kantoor;
e. waarschijnlijk een extra financiële transactie, dus extra afhandeling op kantoor. - De annulering van de bestelling. Dit resulteert in een creditnota die naar de klant wordt gestuurd en vele andere handelingen die niet voor vergoeding in aanmerkingen komen.
Uitdaging 3: De voorraadposities en/of onderhanden werk zijn te hoog.
Eventuele gevolgen:
- Planning en forecasting is een uitdaging. Dit wordt veroorzaakt door grote retailers die snelle en betrouwbare leveringen eisen, maar ook door snel veranderende klantvraag en klantspecifieke eisen ten aanzien van leverdata / -tijden, private labels, promoties en duurzaamheid. Overtollige voorraad kost geld. Het bereiken van optimale serviceniveaus en opvullingspercentages is een uitdaging.
a. We hebben te veel artikelen op voorraad, gebaseerd op een onnauwkeurige prognose van de vraag, die we waarschijnlijk niet gaan verkopen;
b. We hebben de verkeerde artikelen op voorraad op basis van een onnauwkeurige prognose van de vraag, die we waarschijnlijk niet gaan verkopen. - Dit leidt tot extra investeringen in voorraad. Kapitaal dat in voorraad wordt geïnvesteerd, kan niet op een andere manier worden geïnvesteerd, zoals het verbeteren van de service of in e-commerce / productontwikkeling, enzovoort.
- De voorhanden zijnde voorraad kan verouderd raken en moet worden weggegooid.
- Extra voorraad brengen hogere algemene kosten met zich mee, zoals bijvoorbeeld verzekeringskosten.
- Er is extra magazijnruimte nodig om de goederen op te slaan.
Uitdaging 4: Veel gegevens worden dubbel (of meer) ingevoerd, zowel op kantoor als in het magazijn. Fouten worden gemaakt op gegevensinvoerniveau.
Eventuele gevolgen:
- Bij het overtypen van gegevens worden snel fouten gemaakt en gaat essentieel papierwerk verloren of verouderd, met het risico van het bestellen/verzenden van verkeerde producten. Dit leidt tot ontevreden klanten, het ontvangen van verkeerde producten uit leveringen, het retourneren van de goederen en het risico om zelfs klanten te verliezen.
- Veel gegevens, zoals de voorraadniveaus, planning en urenstaten, worden dubbel vastgelegd. Zowel op de magazijnvloer als op kantoor bij de planning. Dit resulteert in extra werk en kosten, omdat gegevens handmatig op papier worden ingevoerd en vervolgens weer op kantoor, wanneer de orders, gepickte goederen en voorraadposities in het systeem worden ingevoerd.
- Ook fouten zijn snel gemaakt. Er worden typefouten gemaakt door moeilijk te lezen handschriften. Papier dat verloren gaat of verouderde artikelcodes of magazijncodes worden nog steeds gebruikt in het magazijn. Zowel de dubbele invoer van gegevens als de gemaakte fouten leiden tot extra tijd die zowel op de magazijnvloer als op kantoor nodig is.
Uitdaging 5: Veel contact met klanten en/of leveranciers rondom beschikbaarheid, levering & gebruik.
Eventuele gevolgen:
- De inkoper besteedt momenteel veel tijd aan het maken, verzenden en beheren van inkooporders. Door wijzigingen, zowel ontstaan bij de leverancier als door wijzigingen in de planning, besteedt hij veel tijd aan het praten met, verzenden en lezen van e-mails met leveranciers om de wijzigingen te managen.
- De afdeling verkoopondersteuning krijgt veel vragen over de status van de voorraad: is iets op voorraad, hoeveel is er op voorraad, wat is de doorlooptijd, hoe snel kan er geleverd worden?
- De klantenservice krijgt veel vragen over de status van de bestelling. Wanneer is of wordt het uitgeleverd, waar bevindt het zich in de toeleveringsketen, wanneer ga ik het ontvangen?
- De klantenservice krijgt vragen over de afleverbon, de factuur of de (import & aflever) documentatie van het product.
Uitdaging 6: Het managen van samenwerkingen met handelspartners is tijdrovend, inefficiënt en het ontbreekt aan zicht op contracten, prijzen, beschikbaarheid van voorraad en locatie van bestellingen in de toeleveringsketen.
- Hoe optimaliseer ik de communicatie/kennisdeling met mijn handelspartners over betrouwbare levertijden, prijzen en productinformatie?
- Hoe kan ik de vroegere en huidige locatie van mijn niet-duurzame goederen in de toeleveringsketen bepalen? Hoe kan ik track & trace volgen? Tenminste houdbaar tot? Radio Frequency Identification? Serial Shipping Container Code? Serie/batch? Product recall?
Onze warehouse-oplossingen
Algemeen
Het integreren van financieel management met logistieke processen zorgt voor een soepel lopende bedrijfsvoering door automatisering van onder andere offertes, verkooporders, retouren, facturen, debiteurenbeheer, inkoop en voorraadbeheer. Daarnaast biedt het waardevolle informatie en instrumenten om rendement te verhogen en kosten te verlagen, waarmee tegelijkertijd medewerker- en klanttevredenheid wordt bevorderd.
Artikelbeheer
Centraal artikelen beheren, aanmaken en verwijderen. Elk artikel wordt geregistreerd op een artikelkaart en heeft zijn eigen gegevens en kenmerken. In één oogopslag zijn onder andere leveranciersgegevens, levertijden en magazijnlocatie waar te nemen.
Prijsbeheer
Prijzen kunnen beheerd worden per artikel, eenheid, assortiment, klant, leverancier of periode. Verschillende prijzen kunnen hier bepaald worden, zoals onder andere verkoop-, inkoop- of kostprijs. De mogelijkheid bestaat om in bulk wijzigingen in één keer bij te werken met nieuwe prijzen of kenmerken, bijvoorbeeld in het geval van kortingsacties of afwijkende prijzen per seizoen.
Serie/batch
De informatie inzake welke klanten welke producten hebben ontvangen en wanneer is onmisbaar in een wereld waar kwaliteit, veiligheid en aansprakelijkheid centrale elementen zijn. Er is inzicht in welke leverancier, welke producten heeft geleverd en uit welke materialen en onderdelen het artikel is samengesteld. Ook bij het leveren van artikelen uit bepaalde batches kan een e-mail met de pakbon automatisch voorzien worden van bepaalde documentatie zoals certificaten, handleidingen of bijsluiters.
Projecten
Alle projectdata is centraal en overzichtelijk vanaf de projectkaart waar te nemen. Tijd, materiaal, kosten en omzet worden direct op het juiste project geboekt. Hierdoor kan de budgettering, begroting en planning vergeleken worden met de daadwerkelijke uitkomsten. Medewerkers kunnen worden gekoppeld aan targets, budgetten, en verschillende projecten. Ook inkoop van arbeid en uitbesteding kan in het project verwerkt worden. Met andere woorden: grip op de projecten.
Inkoop
Inkoopafspraken en abonnementen, zoals hoeveelheid, tegen welke prijs, voor welke periode en onder welke voorwaarden is een must voor elke organisatie. Inkopen kan op het juiste moment op bestelniveau. Hierbij wordt rekening gehouden met actuele voorraad, lopende bestellingen, verkooporders, productieorders en levertijden.
De daadwerkelijke prestaties van de leveranciers worden vergeleken met de inkoopafspraken die overeengekomen zijn, zodat leveranciers beoordeeld kunnen worden op bijvoorbeeld kwaliteit en levertijd.
Warehouse management
Materiaalplanning
Inzicht en controle op het huidige en toekomstige voorraadniveau die live worden berekend op basis van actuele voorraad, geplande leveringen, verkooporders, productieorders en ramingen. Dit in combinatie met inzicht in alle leverdata en doorlooptijden verhoogt het de beschikbaarheid van de artikelen en het voorraadverloop;
Orderpicking met pickadvies
Het systeem adviseert de orderpicker de meest ideale route om de orders te picken. Hierbij wordt rekening gehouden met voorkeuren voor serie- of batchnummers;
Barcodescanning
Eenvoudig de voorraad tellen, voorraad verplaatsen van magazijn naar magazijn of van de ene naar de andere magazijnlocatie, goederenontvangsten en leveringen registreren met scanners.
Labelen
Etiketten afdrukken en toepassen, directe markering op onderdelen en verpakking, de productie van labels en veel meer behoren tot de mogelijkheden.
