Drie stappen vooruit en twee stappen terug

Samenwerken? 30 minuten gratis supportĀ 088 85 86 000

Wat doen jullie eigenlijk? šŸ˜Š

Wij creƫren werkgeluk, klanttevredenheid en organisatiewaarde door het optimaliseren, automatiseren en borgen van bedrijfsprocessen. Dit doen wij voor dienstverlenende organisaties, handel- en productiebedrijven in het mkb.

2018: het begin

In dit jaar zijn wij aan de tekentafel gaan zitten en zijn wij de dialoog met elkaar aangegaan. Een lang verhaal kort. Er kwamen twee duidelijke behoeften naar voren.

  1. Wij willen bedrijfsvoeringen van organisaties duurzaam en onafhankelijk inrichten, zodat:
    a. organisaties de beste mensen aan zich kunnen verbinden en dat deze zich ook bezig kunnen houden met waar zij blij van worden en waar zij de meeste waarde kunnen creƫren;
    b. de organisatiewaarde te allen tijde vooruitgaat dan wel behouden blijft onafhankelijk van variabelen, zoals bijvoorbeeld verloop personeel;
    c. de klanten de best mogelijke beleving krijgen.
  2. Dit geldt tevens voor onze eigen bedrijfsvoering.

Wat betekent dit eigenlijk?

Op basis van onze decennialange ervaring kwamen wij tot de conclusie dat behoorlijk wat bedrijfsvoeringen nauwelijks echt stabiel zijn. Dit behoeft enige uitleg. We zien veel bedrijfsvoeringen die drie stappen vooruit maken en uiteindelijk weer twee achteruit. Dit zit hem vooral in de afhankelijkheid die er is naar bepaalde personen, de foutgevoeligheid die veel bedrijfsprocessen nog steeds kenmerkt en het niet borgen van data, kennis en processen in Ć©Ć©n centraal systeem.

Als we dit dan bespraken met managers en directeuren dan werd dit vaak gezien als een onontkoombaar feit: “Dit hoort erbij”. Wij delen deze mening niet. Het valt ons op dat er door veel organisaties veel waarde wordt gehecht aan de buitenkant en minder aan de binnenkant. Het lijkt erop dat het met enige regelmaat te maken heeft met een kosten-mindset ten opzichte van een investerings-mindset. Terwijl we weten dat de structurele succesvolle output wordt bepaald door wat we er gedisciplineerd instoppen en gestructureerd onderhouden en permanent borgen.

Enkele voorbeelden ter illustratie:

Voorbeeld 1: Organisatiewaarde

Een medewerker die na jarenlang trouwe dienst op een sleutelpositie mooie ontwikkelingen heeft doorgemaakt en opleidingen heeft genoten, beslist om te vertrekken. Het is een aderlating als goede mensen vertrekken. Dat mag duidelijk zijn. Daarnaast is het wel spijtig als met het vertrek van deze persoon essentiƫle data verloren gaat, terwijl dit voorkomen had kunnen worden. Hierdoor kan het langer duren, voordat de opvolger op het gewenste niveau zit, met alle fouten, demotivatie en kosten tot gevolg. Als je je organisatie liefhebt, waarom bescherm je deze organisatie dan niet tegen deze kwetsbaarheid?

Voorbeeld 2: Werkgeluk

Je kunt een fantastisch product of dienst leveren, een onderscheidende strategie hebben, maar zonder een effectieve executie van de bedrijfsprocessen ga je op de lange termijn niet de juiste medewerkers aan je verbinden. En we weten dat de juiste medewerkers je belangrijkste werkkapitaal zijn. Door middel van een effectieve bedrijfsvoering creƫer je een werkomgeving waarin men proactief kan zijn, zodat zij onderscheidend vermogen kunnen creƫren, met werkgeluk, klanttevredenheid en organisatiewaarde tot gevolg. Een effectieve bedrijfsvoering kent zijn fundament in het beschikbaar hebben van alle data ten behoeve van de eigen medewerker, de klant en de eigen organisatie. De juiste medewerker wil meerwaarde creƫren, ontwikkelen en een bijdrage leveren aan een groter geheel. Dit wordt lastig in een reactieve werkomgeving. Demotivatie van de medewerker is helaas vaak het gevolg wat uiteindelijk tot een vertrek kan leiden dan wel tot een reactieve houding met veel ellende tot gevolg voor de eigen organisatie. Als je je organisatie liefhebt, waarom bescherm je deze organisatie dan niet tegen deze kwetsbaarheid?

Voorbeeld 3: Klanttevredenheid

Als de mindset van binnenuit naar buiten is, zal dit positieve invloed hebben als het gaat om de klanttevredenheid. Het werkgeluk van de eigen medewerkers in combinatie met organisatiewaarde is het fundament voor klanttevredenheid. Als alle relevante data te allen tijde onafhankelijk beschikbaar is geeft dit de medewerkers de gelegenheid om de wensen van de klant te overtreffen. Het structureel minimaliseren van fouten, snelheid leveren, onafhankelijk zijn, reduceren van kosten, leveren van kwaliteit en creƫren van pro-activiteit hebben we in eigen handen. Toch kiezen veel leiders voor een reactieve werkomgeving. Als je je organisatie liefhebt, waarom bescherm je deze organisatie dan niet tegen deze kwetsbaarheid?

Voorbeeld 4: Hobbymatig gebruik van de aanwezige software

Ik vergelijk het soms weleens met het kopen van een Ferrari die alleen wordt gebruikt om boodschappen mee te doen, omdat je deze niet verder krijgt dan de tweede versnelling, omdat je niet weet om te gaan met de functionaliteiten dan wel niet op de hoogte bent van de functionaliteiten van de auto. En als je naar een andere stad wil, dan neem je het openbaar vervoer. Absurd voorbeeld toch? Toch is dit een veel voorkomende situatie als het gaat om het gebruik van bedrijfssoftware. Dit begint vaak al bij de aanvliegroute waar niet de juiste data wordt gebruikt om beslissingen op te nemen. Vaak gaat dit gepaard met het ontbreken van intern draagvlak bij de gebruikers van de nieuwe software. Het wordt vaak top-down besloten, want sommige bestuurders zijn alleswetende. Daarnaast wordt vaak de portemonnee getrokken voor het aanschaffen en implementeren van de software, maar gaat de hand op de knip bij data-, kennis- en procesmanagement. Het Ć©Ć©n is niks zonder het ander. Kennis & kunde rondom het gebruik van de software is simpelweg een noodzaak om gebruik te kunnen maken van de software. Logisch toch? Als je je organisatie liefhebt, waarom bescherm je deze organisatie dan niet tegen deze kwetsbaarheid?

Onze bijdrage?

Wij geloven dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering, waar software onlosmakelijk aan verbonden is, bepaald wordt door het proces wat doorlopen wordt. De daadwerkelijke keuze en implementatie van de software is maar een gedeelte van het succes van de bedrijfsvoering. Gezien het onze passie is om organisaties duurzaam verder te helpen, doorlopen wij een specifiek proces om deze passie te verwezenlijken: de Totale Benadering.

De Totale Benadering

1. Waardescan

Met de waardescan proberen we alle relevante data te inventariseren en te analyseren. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende aspecten:

  1. Het analyseren van alle bedrijfsprocessen;
  2. Het inventariseren van behoeften multilevel;
  3. Het toetsen van intern draagvlak multilevel voor een nieuwe manier van werken;
  4. De aanwezige kennis & kunde omtrent de nieuwe werkwijze/software.

2. Roadmap

Op basis van de resultaten van de waardescan wordt in samenspraak een plan van aanpak opgesteld, omtrent software-oplossingen, opleidingen en procesmanagement. Tijdslijnen, fasering, voorwaarden en eisen maken hier tevens onderdeel vanuit.

3. Realisatiefase

a. Implementatie

Het implementeren en inrichten van de programmatuur op die manier die het beste aansluit bij de behoeften en de processen in combinatie met de mogelijkheden van de software is de eerste van drie essentiƫle stappen om een optimale bedrijfsvoering te realiseren;

b. Coachen & Opleiden

Een fantastische implementatie en inrichting is even veel waard als de kennis & kunde hoe om te gaan met de programmatuur. Wij coachen en leiden op multilevel, zodat het uiterste uit de programmatuur gehaald kan worden. Het niet goed en/of volledig kunnen werken met de programmatuur kan demotivatie van de medewerkers tot gevolg hebben. Dit is de tweede van de drie essentiƫle stappen om een optimale bedrijfsvoering te realiseren;

c. Borgen van kennis & kunde, handleidingen en processen

Als ā€˜slot op de deurā€™ is het borgen van de kennis & kunde en procesmanagement de belangrijkste stap om tot consistente progressie te komen. Als deze stap niet de benodigde aandacht krijgt dan doet dit afbreuk aan de twee voorgaande stappen. De programmatuur leent zich prima voor het borgen van kennis & kunde en procesmanagement.

4. Support & Klantportaal

Twee praktische ondersteunende instrumenten zijn onze supportdesk en het klantportaal. Alle relevante informatie wordt geregistreerd dan wel gedocumenteerd. Deze wordt door ons beschikbaar gesteld in het klantportaal. Naast de beschikbaarheid van relevante informatie voor de klant wordt op deze manier alle relevante informatie geborgd. Het klantportaal wordt ook gebruikt om de projecten te managen. Op deze manier zijn afspraken helder voor alle betrokkenen. Mochten er uiteindelijk toch vragen zijn dan is onze supportdesk tijdens kantoortijden via het klantportaal dan wel telefonisch beschikbaar.

Overige lekkernijen?

Naast al hetgeen wat in deze blog staat beschreven wil ik jullie de Summus IT garanties niet onthouden. Deze garanties hebben een katalyserende werking voor zowel intern als extern.

Mocht je willen weten wat we voor je kunnen betekenen? Maak dan vooral gebruik van onze Quickscan of neem contact op met onze supportafdeling.

Summus IT creƫert met het optimaliseren, automatiseren en borgen van de bedrijfsprocessen meer werkgeluk, klantwaarde en rendement.

 

Meer werkgeluk
Gestroomlijnde processen
Hogere klanttevredenheid
Onafhankelijkheid
Kwalitatieve data
Minder fouten

Voor directe support neem telefonisch contact op met onze experts en ontvang de eerste 30 minuten kosteloos.

Of bel ons op 088 85 86 000

}
1 februari 2021
Jeffrey Cremers