Er wordt een onderscheid gemaakt in de volgende processen:
Financieel management (vanaf tip #1): Handel (vanaf tip #8): Productie (vanaf tip #18): Projectmanagement (vanaf tip #30): CRM (vanaf tip #37): HRM (vanaf tip #41): Bedrijfsmanagement (vanaf tip #53).
Financieel management
Tip #1: Algemeen
Het digitaliseren en samenvoegen van alle relevante informatie biedt de mogelijkheid om de financiële processen te verbeteren door middel van automatisering en de daaruit voortkomende mogelijkheden met rapportages. Naast het verbeteren van bedrijfsprocessen verhoogt het de kwaliteit van de besluitvorming om sturing aan de organisatie te geven. Grip op de organisatie biedt de mogelijkheid om van een reactieve bedrijfsvoering te gaan naar een proactieve bedrijfsvoering. Dit is noodzakelijk om het uiterste uit de organisatie te halen en de concurrentie voor te blijven.
Tip #2: Digitaal factureren
Het digitaliseren van het facturatieproces brengt onder andere de volgende mogelijkheden met zich mee.
Door het digitaliseren van het facturatieproces kunnen facturen eenvoudig worden gegenereerd. Deze kunnen samen met andere documenten zoals bijvoorbeeld algemene voorwaarden, handleidingen of certificaten met enkele drukken op de knop verstuurd worden als bijlagen van een e-mail.
Facturen kunnen eenvoudig goedgekeurd worden door medewerkers die voldoende rechten hebben om dit uit te voeren. Het is mogelijk om medewerkers rechten te geven om tot een bepaald bedrag te fiatteren. Facturen boven dit bedrag worden door iemand met een hoger limiet gefiatteerd.
De medewerkers ontvangen een digitale melding op het moment dat er facturen klaarliggen die gefiatteerd moeten worden.
Tip #3: Elektronisch bankieren
Elektronisch bankieren kan automatisch door een koppeling met de Rabo- en ING-bank. Dit betekent dat betaalbestanden automatisch worden geïmporteerd, geëxporteerd en afgeletterd in de boekhouding.
Tip #4: Budgetteren
Budgetteren op basis van één verzameling van samengevoegde informatie biedt de mogelijkheid om te sturen, op ieder moment van de dag, op toekomstige scenario’s die tot de realiteit kunnen behoren. Door het creëren van budgetscenario’s kunnen vergelijkingen worden gemaakt op basis van positieve en negatieve veranderingen, zodat men inzicht krijgt waar eventueel rekening mee gehouden moet worden of waar per direct actie op ondernomen kan worden.
Tip #5: Geautomatiseerde inkoopfacturen
Inkoopfacturen worden automatisch uitgelezen uit een map of mailbox en na fiatteren betaalbaar gesteld. Dus met enkele drukken op de knop wordt het proces, milieuvriendelijk, foutloos en eenvoudig doorlopen.
Tip #6: Cashflow management
Een overzicht van alle kasstromen biedt de mogelijkheid om deze te volgen en waar nodig te anticiperen. Naast het signaleren van patronen, kansen en uitdagingen kan deze informatie gebruikt worden om acties uit te zetten. Uitstaande facturen kunnen efficiënt gemanaged worden. Middels een automatische signaleringsfunctie, bijvoorbeeld bij het ontvangen van een betaling of bij het overschrijden van een betalingstermijn, is er de mogelijkheid om grip te houden op het betaalgedrag van de klant.
Tip #7: Rollen & rechten
Verschillende functies kunnen gekoppeld worden aan een diversiteit aan rollen binnen het softwaresysteem. Er zijn rechten verbonden aan deze rollen. Zo heeft bijvoorbeeld een verkoper rechten op invoeren en bewerken van offertes, maar heeft een andere medewerker rechten om deze van offerte naar order te promoveren. Een verkoper heeft wel rechten op het inzien van een order en het inzien van prijslijsten, maar mag deze niet bewerken. Men kan naar eigen inzicht rechten koppelen aan een rol.
Handel
Tip #8: Algemeen
Het integreren van financieel management met logistieke processen zorgt voor een soepel lopende bedrijfsvoering door automatisering van onder andere offertes, verkooporders, retouren, facturen, debiteurenbeheer, inkoop en voorraadbeheer. Daarnaast biedt het waardevolle informatie en instrumenten om rendement te verhogen en kosten te verlagen, waarmee tegelijkertijd medewerker- en klanttevredenheid wordt bevorderd.
Tip #9: Artikelbeheer
Centraal artikelen beheren, aanmaken en verwijderen. Elk artikel wordt geregistreerd op een artikelkaart en heeft zijn eigen gegevens en kenmerken. In één oogopslag zijn onder andere leveranciersgegevens, levertijden en magazijnlocatie waar te nemen.
Tip #10: Prijsbeheer
Prijzen kunnen beheerd worden per artikel, eenheid, assortiment, klant, leverancier of periode. Verschillende prijzen kunnen hier bepaald worden, zoals onder andere verkoop-, inkoop- of kostprijs. De mogelijkheid bestaat om in bulk wijzigingen in één keer bij te werken met nieuwe prijzen of kenmerken, bijvoorbeeld in het geval van kortingsacties of afwijkende prijzen per seizoen.
Tip #11: Serie/batch navigatie
De informatie inzake welke klanten welke producten hebben ontvangen en wanneer is onmisbaar in een wereld waar kwaliteit, veiligheid en aansprakelijkheid centrale elementen zijn. Er is inzicht in welke leverancier, welke producten heeft geleverd en uit welke materialen en onderdelen het artikel is samengesteld. Ook bij het leveren van artikelen uit bepaalde batches kan een e-mail met de pakbon automatisch voorzien worden van bepaalde documentatie zoals certificaten, handleidingen of bijsluiters.
Tip #12: Projecten managen
Alle projectdata is centraal en overzichtelijk vanaf de projectkaart waar te nemen. Tijd, materiaal, kosten en omzet worden direct op het juiste project geboekt. Hierdoor kan de budgettering, begroting en planning vergeleken worden met de daadwerkelijke uitkomsten. Medewerkers kunnen worden gekoppeld aan targets, budgetten, en verschillende projecten. Ook inkoop van arbeid en uitbesteding kan in het project verwerkt worden. Met andere woorden: grip op de projecten.
Tip #13: Inkoopafspraken digitaliseren en monitoren
Inkoopafspraken en abonnementen, zoals hoeveelheid, tegen welke prijs, voor welke periode en onder welke voorwaarden is een must voor elke organisatie. Inkopen kan op het juiste moment op bestelniveau. Hierbij wordt rekening gehouden met actuele voorraad, lopende bestellingen, verkooporders, productieorders en levertijden.
De daadwerkelijke prestaties van de leveranciers worden vergeleken met de inkoopafspraken die overeengekomen zijn, zodat leveranciers beoordeeld kunnen worden op bijvoorbeeld kwaliteit en levertijd.
Warehouse management
Tip #14: Materiaalplanning
Inzicht en controle op het huidige en toekomstige voorraadniveau die live worden berekend op basis van actuele voorraad, geplande leveringen, verkooporders, productieorders en ramingen. Dit in combinatie met inzicht in alle leverdata en doorlooptijden verhoogt het de beschikbaarheid van de artikelen en het voorraadverloop.
Tip #15: Orderpicking met pickadvies
Het systeem adviseert de orderpicker de meest ideale route om de orders te picken. Hierbij wordt rekening gehouden met voorkeuren voor serie- of batchnummers.
Tip #16: Barcodescanning
Eenvoudig de voorraad tellen, voorraad verplaatsen van magazijn naar magazijn of van de ene naar de andere magazijnlocatie, goederenontvangsten en leveringen registreren met scanners.
Tip #17: Labelen
Etiketten afdrukken en toepassen, directe markering op onderdelen en verpakking, de productie van labels en veel meer behoren tot de mogelijkheden.
Productieprocessen
Tip #18: Algemeen
Het integreren van financieel management met alle andere relevante bedrijfsprocessen, levert in de maakindustrie onder andere kortere levertijden, lagere kosten en lagere voorraad op. Met gepaste automatisering, waaronder het digitaliseren van de werkvloer, het magazijn en de keten, wordt er sneller en goedkoper geproduceerd, met minder fouten.
Tip #19: Receptuur en stuklijstbeheer
De stuklijsten of recepturen bevatten de materialen, onderdelen, ingrediënten, arbeidsuren en/of machine-uren om een product te produceren. De mogelijkheid bestaat om meerdere stuklijstversies per artikel aan te maken. De bewerkingen en afhankelijkheden kunnen dus per versie verschillen. Gecombineerd met bijkomende kosten en batchgroottes vormt dit de basis voor kostprijscalculatie en het productieproces.
Tip #20: Kostprijscalculaties
Eenvoudig, snel en foutloos kosten doorberekenen naar het eindproduct.
Tip #21: Offertecalculatie
Eenvoudig, snel en foutloos de kostprijs van de offerte berekenen om tot een realistische verkoopprijs te komen.
Tip #22: Productiebeheer
Het optimaliseren van het productieproces door de volledige productiecapaciteit te gebruiken, de productieafdeling tijdig te voorzien van de benodigde informatie en onderdelen, en door actueel inzicht in de stand van de fabriek.
Vanuit de materiaalbehoefte en/ of vanuit de verkooporder worden eenvoudig productieorders aangemaakt. Voor een optimale bezetting en doorlooptijd worden bedrijfsmiddelen op basis van volledige informatie ingepland. Dit zorgt ervoor dat er altijd een correct beeld is van de kosten en de opbrengsten.
Tip #23: Speciaalorder
Bij het aanmaken van een productieorder neem je de informatie uit de stuklijst over. In sommige specifieke gevallen wil je de stuklijst in de productieorder kunnen aanpassen, zodat je geen nieuwe hoeft aan te maken. Met een speciaalorder is het mogelijk om de kosten van de aangepaste productieorder door te rekenen, zodat je inzicht krijgt in de verwachte kosten voor deze specifieke order.
Tip #24: Uitbestede bewerkingen managen
Bij het uitbesteden van werkzaamheden kunnen deze processen eenvoudig beheerd worden. Inclusief het zorg dragen voor het verplaatsten van de materialen die nodig zijn bij de uitbestede bewerking.
Tip #25: Material Requirements Planning
MRP geeft advies voor inkoop en productie; welke artikelen zijn nodig, in welke hoeveelheid en wanneer? De functionaliteit berekent dit aan de hand van onder andere het verkoopplan, de bestaande voorraadniveaus, leadtijden en de aantallen uit orders. Met het MRP-advies worden eenvoudig inkoop- en productieorders gecreëerd, en wordt dit advies ook richting leveranciers gecommuniceerd.
Tip #26: Werkelijke kosten
Werkelijk gemaakte kosten handmatig of digitaal vastleggen, zoals gemaakte uren, materiaalgebruik, en machine-uren tijdens productie. Vergelijk deze kosten tijdens en na de productie met de vooraf berekende kosten. Dit geeft inzicht in de werkelijk gemaakte kosten versus de verwachte kosten en budgetten.
Tip #27: Projecten
Eenvoudig productieorders, sub-orders, inkoopkosten, kosten van uitbestedingen, werkelijk gemaakte uren, omzet en alle andere kosten aan een project koppelen.
Tip #28: Shop Floor Control
Efficiënt en effectief werken, met zo min mogelijk fouten of dubbel werk, door digitalisering van de werkvloer. Eén bron van informatie.
Tip #29: Warehouse management productie
Alle voorraad verplaatsingen van en naar de productievloer eenvoudig en foutloos registreren met behulp van een barcode handscanner.
Projectmanagement
Tip #30: Algemeen
Het volledige proces rondom projecten geautomatiseerd en in één projectomgeving. De centrale projectkaart geeft inzicht in alle projectgegevens en meerdere projectniveaus. Dit biedt de mogelijkheid om alle project gerelateerde handelingen te herkennen en te beheren. Dit geeft inzicht en grip op de kosten, verantwoordelijkheid en arbeidscapaciteit.
Tip #31: Projectbudget bewaken
Een project start met de begroting van kosten en opbrengsten. Deze wordt vastgelegd als een work breakdown structure. Dit is een hiërarchische structuur waarin concrete deelresultaten/producten van een project worden ondergebracht.
Tip #32: Tariefstructuur
De tarieven worden geregistreerd op een persoon, project, materiaal of klant, waarbij rekening gehouden wordt met tarieven van hoofdprojecten. Tarieven hebben een start- en einddatum en dat biedt een heldere structuur voor de facturatie.
Tip #33: Projectplanning op basis van vaardigheden en beschikbaarheid
Een project is niets zonder een helder plan. Resources moeten gepland worden op de juiste activiteiten binnen het project om het juiste resultaat te bereiken. Plan het projectteam in met volledig inzicht in hun schema’s, vaardigheden en beschikbaarheid.
Tip #34: Gerealiseerde uren
Met de online urenregistratie kunnen medewerkers eerder geplande uren met één klik realiseren. Het is eenvoudig om nieuwe gerealiseerde uren toe te voegen en de geplande tijd aan te passen. Voeg direct relevante details toe, zoals documenten, bijlages en omschrijvingen. Uren en kosten kunnen worden gerealiseerd in een gebruiksvriendelijke timesheet of via een mobiele app.
Tip #35: Goedkeuring van gerealiseerde uren
Het goedkeuringsoverzicht geeft een gedetailleerd inzicht in de uren en kosten per medewerker in een bepaalde periode. Of je ziet dezelfde informatie, maar dan vanuit het perspectief van een project.
Tip #36: Facturatie
Creëer facturen, direct gebaseerd op de projecturen, kosten en tarieven voor tijd en materiaal, of op basis van gemaakte afspraken.
CRM
Tip #37: Algemeen
Alle informatie en interactie met klanten en prospects op één centraal punt vastleggen is een positieve bijdrage aan efficiënte bedrijfsvoering. Dit bevordert de slagkracht organisatie breed.
Tip #38: Aanmaken verkoopkansen
Alle relevante zaken rondom een klant kunnen registeren en documenteren, inclusief bijvoorbeeld een verkoopkans, geeft grip. Op deze manier blijven opportunity’s nimmer onbenut. De salesmedewerkers worden in staat gesteld om snel en persoonlijk op te volgen. Communicatie rondom verkoopkansen kan tevens middels een intern systeem geïntegreerd plaats vinden.
Tip #39: Van lead naar deal
Alle relevante informatie die verzameld en is vastgelegd tijdens het verkoopproces kan worden hergebruikt als een verkoopkans een order wordt. Dit levert niet alleen een heel efficiënt proces op, ook de doorlooptijd en foutkansen nemen fors af. Dit geeft positieve energie voor de medewerkers. Doormiddel van de sales funnel te allen tijde inzicht wat de stand van zaken is.
Tip #40: Geïntegreerde oplossing
Het CRM-proces kan gekoppeld worden aan alle overige bedrijfsprocessen. Van marketingcampagne tot offerte, van levering tot nazorg, van kredietbeoordeling tot debiteurenbeheer.
HRM
Tip #41: Algemeen
Met geïntegreerde informatie die centraal beschikbaar is voor alle relevante partijen, kan er gedegen advies aan het management worden gegeven en worden medewerkers optimaal voorbereid op het werk dat gedaan moet worden. Op de juiste manier gebruik maken van informatie, maakt van de HR-afdeling de marketingafdeling van de medewerkers, of het reclamebureau van de werkgever.
Tip #42: Instroom nieuwe medewerker
Vacature informatie wordt via formulieren ingevoerd en is beschikbaar voor publicatie op de eigen website of externe vacaturesites. Alle processen die van belang zijn voor het in dienst nemen van een medewerker zijn standaard aanwezig. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een stappenplan om het instroomproces te borgen.
Tip #43: Beschikbaarheid medewerker informatie
Alle relevante informatie van medewerkers verzameld in één systeem. Het personeelsdossier, maar ook het geïntegreerde financiële systeem en de gekoppelde salarisadministratie binnen enkele muisklikken beschikbaar.
Tip #44: Logging activiteiten medewerker
Alle invoer van gegevens en de daarop volgende wijzigingen worden binnen gelogd met vastlegging van de gebruiker, datum + tijd, oude waarde en nieuwe waarde. Dit geeft volledig grip op gegevens en is doormiddel van een audit-trail eenvoudig te realiseren.
Tip #45: Verlofregistratie digitaal
Aan de hand van een app vragen medewerkers heel eenvoudig zelf verlof aan. De manager krijgt via de app een melding van de aanvraag en kan deze direct beantwoorden. De aanvragen en toekenningen worden vervolgens verwerkt in de planning. Zo heeft een medewerker direct inzicht in welke aanvragen goedgekeurd zijn, wat zijn of haar planning is en hoeveel verlof er nog beschikbaar is.
Tip #46:Verzuimadministratie
Een goede sluitende verzuimadministratie is noodzakelijk voor nauwkeurig inzicht in verzuim binnen de organisatie. Zelfs een koppeling met de Arbodienst behoort tot de mogelijkheden.
Tip #47: Doorstroom medewerker
Tijdens de loopbaan van een medewerker treden heel wat wijzigingen op. Het is voor afdelingsmanagers eenvoudig wijzigingen in te voeren, waarna de HR-afdeling een melding krijgt van de wijziging.
Tip #48: Employee scorecard
Eenvoudig en overzichtelijk functieomschrijvingen, competenties, kernwaarden, KPI’s, kwartaaldoelen, leerafspraken en coach- en toekomstgesprekken borgen.
Tip #49: Compensatie management
De flexibiliteit van het systeem geeft de mogelijkheid om ook overige gegevens voor medewerkers te registreren, zoals bonussen en auto-regelingen. Deze informatie is dan beschikbaar voor de salarisadministratie. Zo kunnen doelstellingen van medewerkers worden vastgelegd en de uiteindelijke resultaten gekoppeld worden aan de salarisadministratie.
Tip #50: Uitstroom medewerker
Wanneer een medewerker de organisatie verlaat, wordt de informatie getoond die gecontroleerd moet worden. Denk aan uitgiftes van mobiele telefoons, laptops of auto’s en financiële vergoedingen die stopgezet moeten worden en overige overeenkomsten die de aandacht nodig hebben.
Tip #51: Alerts
Word tijdig op de hoogte gesteld omtrent HR processen middels geautomatiseerde signaleringen en notificaties.
Tip #52: Interne communicatie
Communiceer snel, efficiënt, veilig en geborgd middels een intern systeem. Communiceer organisatie breed, op team- of individueel niveau. Informatie en afspraken worden op deze wijze eenvoudig geborgd. Dit kan zowel op de tijdlijn van een collega of op die van een groep, zodat iedereen die lid is van die groep dezelfde informatie te zien krijgt. Dankzij deze manier van communiceren is het dus niet meer nodig om via e-mail of interne chatprogramma’s met collega’s te communiceren.
Bedrijfsmanagement
Tip #53: Alles in één
Klantinformatie, projecten, activiteiten, documenten, medewerkers, leveranciers en meer. Door alle relevante informatie centraal te borgen is het eenvoudig en consistent om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en automatiseren. Informatie wordt direct gekoppeld aan het juiste project, klant of medewerker en is beschikbaar waar en wanneer het nodig is.
Tip #54: Workflow management
Essentieel voor een efficiënte bedrijfsvoering is het kunnen managen van de werkstromen en werkvoorraad. Betrokkenen bij een specifieke taak of activiteit zitten op één lijn, dankzij geïntegreerde werkstromen. Werkzaamheden worden automatisch doorgezet naar de volgende verantwoordelijke binnen het proces. Het is voor elke medewerker duidelijk wat de status van een bepaalde activiteit is en wie verantwoordelijk is voor de volgende stap.
Tip #55: Rapportages & Dashboards
Door het centraal en geïntegreerd verzamelen van data komt er met de juiste tools meer relevante informatie beschikbaar om de organisatie adequaat te sturen. Het is de kunst om de juiste data samen te brengen in grafische dashboards of rapportages.
Tip #56: Signaleringen & notificaties
Bijvoorbeeld:
• Een order staat klaar voor verzenden; • Automatisch de klant informeren over openstaande betalingen; • Automatisch informeren dat eerder bestelde producten weer op voorraad zijn; • Afspraak reminder 24 uur vooraf sturen; • Leveranciers informeren dat afgegeven levertijden niet gehaald worden; • Een waarschuwing sturen wanneer voorraden stagneren of te snel slinken; • Een klant heeft niet op tijd betaald; • Monitoren & bewaken van interne processen; • Performance en KPI notificaties; • Product prijswijzigingen monitoren; • Contractvernieuwing notificaties versturen.
Tip #57: Klantportaal
Door middel van een klantportaal projecten managen, communiceren met de klant en daarnaast alle relevante informatie beschikbaar stellen. Denk hierbij onder andere aan offertes, contracten, bestellingen, facturen, termijnen, voorraden, herinneringen, certificaten en supporttickets. Het is een zeer klantvriendelijke wijze om de overhead te ontlasten.
